Privacyverklaring

Voor deelnemers, belangstellenden, opdrachtgevers en bezoekers van onze website

• Verwerkingsverantwoordelijke — De Vries Instructeursopleidingen
• Vestigingsadres — Buitenom 71, 2711 JN Zoetermeer
• KvK-nummer — 64307255
• Contact — info@devriesinstructeursopleidingen.nl | 06-48727476
• Versie — 1.0 | geldig vanaf 28 juli 2026

Uw gegevens, duidelijk geregeld

Wij gebruiken alleen persoonsgegevens die nodig zijn om onze opleidingen en bijscholingen te organiseren, afspraken uit te voeren en aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

1. Wie is verantwoordelijk?

De Vries Instructeursopleidingen is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven. Deze verklaring geldt voor de rijinstructeursopleiding, WRM-bijscholingen, praktijkbegeleiding, informatieaanvragen, facturatie, digitale leeromgevingen en onze website.

2. Van wie verwerken wij gegevens?

Wij kunnen gegevens verwerken van deelnemers en oud-deelnemers, personen die informatie aanvragen, zakelijke opdrachtgevers of werkgevers die een deelnemer aanmelden of betalen, websitebezoekers en personen die contact met ons opnemen.

Ontvangen wij gegevens via een werkgever of andere opdrachtgever, dan verwachten wij dat deze partij de betrokkene daarover heeft geïnformeerd. Wij informeren de deelnemer zelf over ons gebruik van de gegevens zodra dat redelijkerwijs mogelijk is.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Identificatie- en contactgegevens. Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres.

Opleidings- en deelnemergegevens. Gekozen opleiding of bijscholing, startdatum, aanwezigheid, voortgang, resultaten, feedback, certificaten, correspondentie en een eventueel IBKI-kandidaatnummer.

Contract- en factuurgegevens. Gegevens van de deelnemer, contractspartij of werkgever, betaalafspraken, facturen, betalingen en noodzakelijke financiële administratie.

Digitale gegevens. Accountgegevens voor een leeromgeving, inlog- en voortgangsgegevens, technisch noodzakelijke loggegevens en gegevens die via formulieren of e-mail worden verstrekt.

Beeldmateriaal en communicatievoorkeuren. Foto’s of video’s en voorkeuren voor nieuws of promotie verwerken wij alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat, doorgaans afzonderlijke toestemming.

Bijzondere omstandigheden. Alleen wanneer dat noodzakelijk is voor een passende en veilige deelname kunnen wij door de deelnemer vrijwillig verstrekte informatie over een beperking, allergie of andere ondersteuningsbehoefte verwerken. Wij vragen hiervoor zo nodig uitdrukkelijke toestemming en beperken de toegang tot deze informatie.

Wij vragen in beginsel niet om een burgerservicenummer (BSN) of een kopie van een identiteitsbewijs. Als een specifieke wettelijke verplichting dit toch noodzakelijk maakt, leggen wij vooraf uit waarom en welke onderdelen nodig zijn.

4. Waarom gebruiken wij deze gegevens?

Inschrijving en uitvoering. Om informatie te verstrekken, een inschrijving te beoordelen, de overeenkomst te bevestigen, lessen en examens te plannen, voortgang te registreren en certificaten of deelnamebewijzen af te geven.

Contact en begeleiding. Om deelnemers te informeren over roosters, wijzigingen, lesmateriaal, betalingen, praktijkbegeleiding, evaluaties en andere zaken die bij de opleiding horen.

Examinering en wettelijke registratie. Om noodzakelijke gegevens te delen met IBKI of een andere bevoegde instantie wanneer dit voor aanmelding, examinering, erkenning of wettelijke rapportage vereist is.

Administratie en bedrijfsvoering. Voor facturatie, boekhouding, incasso, klachtenafhandeling, kwaliteitsbewaking, beveiliging en het vaststellen of verdedigen van rechtsvorderingen.

Nieuws en promotie. Om met toestemming nieuwsbrieven te versturen of herkenbaar beeldmateriaal te publiceren. Afmelden of toestemming intrekken kan altijd en heeft geen gevolgen voor deelname aan de opleiding.

5. Op welke AVG-grondslagen baseren wij ons?

Overeenkomst. De verwerking is nodig om vóór de inschrijving maatregelen te nemen of de gesloten opleidingsovereenkomst uit te voeren.

Wettelijke verplichting. Wij moeten bepaalde gegevens verwerken en bewaren voor onder meer de fiscale administratie of verplichtingen die samenhangen met examinering en erkenning.

Gerechtvaardigd belang. Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij een veilige bedrijfsvoering, goede klachtenbehandeling, kwaliteitsverbetering, fraudepreventie en het beschermen van onze rechten. Wij wegen dit belang af tegen de privacybelangen van betrokkenen.

Toestemming. Voor verwerkingen die niet noodzakelijk zijn, zoals bepaalde publicaties van herkenbare foto’s of promotionele berichten, vragen wij vooraf afzonderlijke toestemming. Deze toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken.

Het intrekken van toestemming verandert niet de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen voor zover dat noodzakelijk is. Afhankelijk van de opleiding kan het gaan om docenten en beoordelaars, IBKI of een andere bevoegde instantie, een accountant of administratiekantoor, bank- en betaaldienstverleners, incassodienstverleners, leveranciers van e-mail, cloudopslag, planning en digitale leeromgevingen, IT-ondersteuners en overheidsinstanties wanneer wij wettelijk tot verstrekking verplicht zijn.

Dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken, mogen deze uitsluitend volgens onze instructies en passende afspraken gebruiken. Wij verkopen of verhuren geen deelnemersbestanden aan derden.

7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige digitale dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Als dat gebeurt, gebruiken wij alleen een toegestane doorgifteroute, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen. Nadere informatie over de toegepaste waarborgen kan via ons contactadres worden opgevraagd.

8. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. De concrete termijn hangt af van het doel, een wettelijke bewaarplicht en de noodzaak om afspraken of rechten te kunnen aantonen.

Financiële administratie. Facturen, betalingen en andere fiscaal relevante basisgegevens bewaren wij in beginsel zeven jaar na afloop van het betreffende boekjaar.

Opleidingsdossier. Inschrijf-, aanwezigheids-, voortgangs- en resultaatgegevens bewaren wij zolang dit nodig is voor de opleiding, examinering, certificering en eventuele verplichtingen van een bevoegde instantie. Als geen langere verplichting geldt, verwijderen of anonimiseren wij deze gegevens uiterlijk vijf jaar na afronding.

Aanvragen zonder inschrijving. Gegevens van belangstellenden verwijderen wij uiterlijk één jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij eerder om verwijdering wordt gevraagd of bewaring nodig is voor een lopende afspraak.

Digitale leeromgeving. Een deelnemersaccount wordt uiterlijk drie maanden na het einde van de overeengekomen toegangsperiode gesloten. Noodzakelijke voortgangs- of bewijsgegevens kunnen volgens de termijn van het opleidingsdossier worden bewaard.

Ondersteunings- of gezondheidsinformatie. Deze verwijderen wij zo spoedig mogelijk en in beginsel uiterlijk drie maanden na het einde van de opleiding, tenzij langere bewaring noodzakelijk is vanwege een geschil of een wettelijke verplichting.

Foto’s, video’s en nieuwsbrieven. Online beeldmateriaal verwijderen wij na intrekking van toestemming voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is. Toestemming en publicatie worden uiterlijk na vijf jaar opnieuw beoordeeld. Een nieuwsbriefinschrijving bewaren wij tot afmelding.

Wanneer een klacht, betalingsgeschil of andere procedure loopt, kunnen relevante gegevens langer worden bewaard totdat de zaak en toepasselijke verjaringstermijnen zijn afgerond.

9. Beveiliging en datalekken

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatig gebruik. Daartoe behoren waar passend toegangsbeperking, sterke authenticatie, actuele apparatuur en software, beveiligde opslag, back-ups en afspraken met dienstverleners.

Een vermoeden van misbruik, verlies of een datalek kan direct worden gemeld via info@devriesinstructeursopleidingen.nl. Wij onderzoeken de melding en informeren de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen wanneer de wet dit vereist.

10. Website, cookies en communicatie

Onze website kan technisch noodzakelijke cookies gebruiken om goed te functioneren. Voor cookies of vergelijkbare technieken waarvoor toestemming is vereist, vragen wij die toestemming vooraf. Meer specifieke informatie kan in een afzonderlijke cookieverklaring of in de cookiemelding op de website staan.

Serviceberichten over een inschrijving of opleiding zijn onderdeel van onze dienstverlening. Voor commerciële e-mail gelden afzonderlijke regels en bieden wij in ieder bericht een eenvoudige afmeldmogelijkheid.

11. Uw privacyrechten

U kunt ons verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking of overdracht van gegevens. U kunt bezwaar maken tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang en toestemming op ieder moment intrekken.

Stuur uw verzoek naar info@devriesinstructeursopleidingen.nl en vermeld duidelijk welk recht u wilt uitoefenen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Een kopie van een identiteitsbewijs vragen wij alleen als dat echt nodig is; maak in dat geval BSN, documentnummer en pasfoto onleesbaar, tenzij wij uitleggen waarom een onderdeel noodzakelijk is.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek of meerdere verzoeken kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd; daarover informeren wij u tijdig. Niet ieder verzoek kan volledig worden uitgevoerd, bijvoorbeeld wanneer een wettelijke bewaarplicht of de rechten van anderen zich daartegen verzetten.

12. Geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten

Wij nemen geen besluiten met juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking of profilering.

13. Vragen, klachten en toezichthouder

Neem bij een privacyvraag of klacht eerst contact met ons op via info@devriesinstructeursopleidingen.nl of 06-48727476. Wij proberen de vraag zorgvuldig en binnen een redelijke termijn op te lossen.

U hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie staat op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen of wetgeving verandert. De actuele versie wordt beschikbaar gesteld bij inschrijving en, indien van toepassing, op onze website. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij betrokkenen op een passende manier.

Praktische koppeling met het inschrijfformulier

Vermeld op het inschrijfformulier steeds de datum en versie van deze verklaring. Laat de deelnemer bevestigen dat de verklaring vóór het sluiten van de overeenkomst is ontvangen of toegankelijk was. Gebruik een aparte, vrijwillige keuze voor foto’s, video’s en commerciële nieuwsbrieven.